|
|
|
העמדת אירוע עסקי היא "כאב ראש" לכל הדעות. לא תמיד סלחניים באשר ל"פאדיחות הפקה" כמו למשל בעיות בתזמון, ארגון קלוקל של לוח הזמנים, קבלת פנים לא מוצלחת, תוכניות שלא יוצאות לפועל ואין להן תחליף וכן הלאה. מצד שני, אירוע עסקי שעשה את תחושת ה"וואוו" גם אצל עובדי החברה וגם אצל הלקוחות החיצוניים והשותפים, מעורר רצון להשתייך באותו ארגון, לעשות איתו עסקים, ליחסי ציבור טובים. עולה השאלה, האם ניתן להפיק אירוע עסקי תוך מספר ימים בלבד? מסתבר שישנן חברות הפקה אשר מיומנות בעניין.
השלב הראשון – התכנון "על הנייר" של הפקת כנס
בשלב הראשון בונים את התוכנית ואת הצעת המחיר שסביבה, מקבלים את האישור ו...יוצאים לדרך. חשוב לבנות באופן כללי את התוכנית ולמצוא גיבוי לכל חלק בה אם יהיו כמה "בלת"מים" בדרך. לצד הפעילויות יש לציין את לוח הזמנים וכמה מוקדש לכל חלק וחלק. לאחר קבלת האישור על התמחור ועל הרשימה הזו, ניתן לצאת לדרך.
השלב השני – מיקוד של העניינים
אחרי שהתוכנית בנויה באופן כללי, ממקדים אותה ומתזמנים בפרוטרוט את לוח הזמנים מול האמנים, אנשי הקייטרינג, אנשי המוסיקה והמולטימדיה. יש לכתוב את הסדר הנכון, לוודא שכל הנאומים מוכנים וכתובים, לכתוב זאת ממש כמו בתסריט, שרק צריך ללחוץ על מקש "Play" ולהתגלגל קדימה. יש ליצור העתקים של לוח העניינים שישרתו גם בזמן האירוע כולל כל הפרטים כדי שלא יוצר מצב שבו שוכחים דבר – מה.
השלב השלישי – כמה אנשים באים?
כמו בחברות הפקה מקצועיות, חשוב לדעת מראש או לפחות לתת אומדן של מספר האנשים שצפוי להגיע. העניין דרוש בשביל לדווח לספקים על הכמויות הרצויות של המצרכים והעובדים באירוע. היום אפשר לעשות את זה באמצעות אפליקציות ובאמצעים ממוחשבים זמינים ומהירים.
|
|
|
