ההנאה שאפשר
להפיק מאירוע בנויה במידה רבה על ידי האוירה שמפיק אירועים בונה לו. אפשר כמובן להשקות את כל השמחים והחוגגים באלכוהול לסוגיו השונים ולהפיק לב שמח וצוהל, אולם הכוונה היא ליצור מומנטום מעניין באירוע, שימשוך את האנשים שמשתתפים על כל גווניהם כשלכל אחד ישנה העדפה אחרת לבידור של הערב. כשגם מארגני האירוע מעוניינים לקחת חלק באירוע כאילו הכול תוכנן בעבורם, ומבלי לדאוג לכל עניין הלוגיסטיקה מתחילת התהליך ועד לביצוע בפועל באותו הערב, אפשר לשקול לקחת חברה להפקת אירועים, אשר תעניק את העצמאות לבעלי האירוע.
האחריות שנמצאת מאחורי הפקת אירועמה שנראה לעין תמימה כמו תסריט ארוך לערב מיוחד שיש בו גולת כותרת (אחרת לא היינו חוגגים כנראה), מאחורי הקלעים דורש מיומנות וניסיון רב כדי להתמודד עם סיטואציות שונות – הרי תמיד ישנה תוכנית ותמיד ישנם דברים ש"עוקפים" במציאות את התוכנית, כמו למשל ביטול של אחד מבעלי המקצוע או תקלה כזו או אחרת.
מי בוחר מה יהיה בתוכנית?ישנן משפחות או גורמים שמזמינים את שירותי ההפקות, הם אלו שבוחרים את כל מה שיהיה בתוך רשימת ההשמעה באירוע, איזה סדר קרות אירועים צריך להיות, ולתכנן את האירוע עד תומו, רק שבפועל
חברת ההפקות תדאג להוציא זאת לפועל ובתקציב שהוחלט, לעומת זאת יש חברות הפקה שבונות את התוכנית לכל הערב על פי רוח הדרישות של המזמינים.
המון בעלי תפקידים, אירוע אחדכשיש המון בעלי תפקידים באירוע, כמו למשל – צלמי וידאו וסטילס, תקליטן, תאורן, אנשי קייטרינג וצוות מלצרים, אומנים כחלק מהתוכנית האומנותית, מארחים, מעצבים ועוד, כולם ביחד הינם חומר גלם בידי היוצר שאמור לעבוד בשטח בהרמוניה האחד עם השני. משום כך, פעמים רבות אלו אנשי צוות אשר עובדים ביחד עם חברת ההפקות לאורך שנים – חשוב לברר.
